eFaktury: další krok v evoluci účtování mezi firmami

Oblast zpracování dodavatelských faktur prochází nejen v Evropě zásadní proměnou. Více než čtyři tisíce let zůstával princip faktury prakticky stejný. Obchodník dodal zboží, vystavil doklad a čekal na zaplacení; ihned, za týden nebo za měsíc.

Měnilo se hlavně médium, na kterém byl doklad vystaven – od hliněných tabulek přes perga­men až po papír – ale samotný proces zůstával překvapivě podobný. Teprve posledních dvacet let přineslo skutečnou revoluci. Papírové faktury nahradily PDF dokumenty, přenášené téměř okamžitě na vzdálenosti tisíce kilometrů skrze tehdy moderní komunikační kanál – internet. Dnes stojíme na prahu další globální evoluční změny. Nástup elektronických faktur v datových formátech a nasazování státem kontrolovaných standardů pro jejich automatizovanou výměnu představuje pro všechny subjekty v dodavatelsko-odběratelském řetězci příležitost, jak zásadně zrychlit a zpřesnit zpracování přijatých daňových dokladů.

V Z + M Group jsme byli součástí všech klíčových etap moderní historie vývoje výměny daňových dokladů mezi firmami. Pomáhali jsme zákazníkům přejít od papírových dokumentů k automatizovanému zpracování PDF faktur, a dnes rozvíjíme služby, které reagují na nástup eFaktur a jejich regulovanou elektronickou výměnu.

V měřítku našich zeměpisných šířek je hlavním hybatelem této změny Evropská iniciativa ViDA (VAT in the Digital Age), na základě které se postupně zavádí jednotná pravidla pro elektronickou fakturaci a digitální reporting DPH napříč Evropskou unií. Jedním z klíčových technologických pilířů této změny se stává síť PEPPOL, která umožňuje bezpečnou a standardizovanou výměnu elektronických faktur mezi obchodními partnery. Zatímco ViDA definuje legislativní rámec budoucí elektronické fakturace, PEPPOL poskytuje komunikační infrastrukturu, která firmám umožňuje tyto požadavky v praxi naplnit. Proto vnímáme napojení na síť PEPPOL jako přirozený krok v evoluci služeb automatizace zpracování faktur v režimu závazků vůči dodavateli, v celosvětovém měřítku označovaném jako Accounts Payable (zkráceně AP).

Když se dnes mluví o digitalizaci a zpracování přijatých faktur, nemluvíme už jen o vytěžení údajů z faktury. Při příjmu účetních dokladů v režimu Accounts Payable jde o kompletní proces zpracování přijatých faktur, jejímž středobodem je vystavená objednávka nebo podepsaná smlouva. Zpracování v AP režimu pokrývá celou cestu faktury od jejich doručení, vytěžení a validaci dat, přes základní kontrolu validity faktury proti databázím dodavatelů, objednávek, registrovaných bankovních účtů a dalším, automatickou předkontaci až po schválení a vlastní úhradu. Cílem je, aby většina faktur prošla celým AP procesem automaticky, a účetní se mohli věnovat nanejvýš výjimkám a odborné práci místo ruční administrativy.

Samotný přechod na elektronickou fakturaci prostřednictvím eFaktury však automatizaci nezaručuje. Přestože eFaktury umožňují zapisovat data daňových dokladů přímo do účetního systému, tudíž faktury nemusí účetní přepisovat ručně, skutečná přidaná hodnota AP automatizačních nástrojů přichází ve chvíli, kdy jsou tato data automaticky ověřována, porovnávána a zpracovávána v kontextu konkrétních firemních procesů. Cílem společností jako je Z + M Group, které se zabývají outsourcingem zpracování dokumentů, už není pouze dokumenty přijmout a vytěžit, ale navrhnout řešení pro jejich bezpečné a plně automatizované zpracování. Je obecně požadováno, aby takové řešení splňovalo aktuální a budoucí legislativní požadavky, snížilo náklady na ruční zpracování dat, zvýšilo efektivitu a sloužilo jako spolehlivý zdroj dat pro manažerské řízení; od kontroly nákladů a výnosů až po dohled nad cash-flow. Toho všeho je možné v moderních AP řešeních dosáhnout.

Jan Rataj, hlavní architekt řešení

Stejně jako dříve při přechodu z papíru na PDF nelze vnímat technologickou změnu na eFaktury jako cíl, ale jako prostředek ke zvýšení efektivity firemních procesů. Outsourcing zpracování přijatých faktur se dnes posouvá za hranice zpracování dokumentů samotných, ale stává se službou, která aktivně pomáhá zákazníkům snižovat chybovost a zefektivňovat procesy a tok dat napříč organizací.