Stát mohl už dávno šetřit stamiliony na elektronických nákupech, na rozdíl od firem to stále neumí

Tyto a tisíce dalších položek se dnes už šestým rokem soutěží v aukcích v rámci Systému sdružených nákupů Statutárního města Ostrava. Městu a jeho organizacím přinesl systém už více než půl miliardy korun úspor.

Systém sdružených nákupů statutární město Ostrava ve spolupráci s poskytovatelem systému, společností eCENTRE, a.s., zavedla v roce 2010.

„Naše myšlenka na vytvoření takovéhoto nástroje pro elektronizaci veřejných zakázek a snižování nákladů díky využití elektronických aukcí začala vznikat někdy ve stejné době, jako se začala tvořit koncepce Národního elektronického nástroje (NEN). My jsme se však rozhodli neřešit jen metodiku, ale osvědčit si rovnou systém v praxi. Statutární město Ostrava, ve spolupráci s nímž jsme systém upravovali na míru jeho potřebám a potřebám jeho organizací, investovalo do zavedení systému 40 milionů korun. Investice se městu vrátila po méně než 1,5 roku fungování,“ uvedl Vítězslav Grygar, statutární ředitel společnosti eCENTRE.

„Zavádění systému zpočátku nebylo jednoduché. Bylo nutné prosadit změny v procesech, systém přinesl větší zodpovědnost organizací za jejich hospodaření, ale především maximální transparentnost nákupů. Je důležité si uvědomit, že skutečně každý zaměstnanec, který řeší nákupy v dané organizaci města, se spolupodílí na tom, zda město šetří nebo ne. A právě proto je třeba zaměstnance průběžně informovat, školit, ale stejně tak musí probíhat kontrola fungování systému,“ uvedl po prvních letech zavádění systému tehdejší primátor Ostravy Petr Kajnar.

Dnes, po pěti letech fungování, přináší systém svým uživatelům nejen finanční, ale především časové úspory. Více než 150 organizací statutárního města Ostrava systém aktivně využívá a bere ho jako každodenní součást provozu.

„Každý nákupčí v kterékoliv z městských organizací v Ostravě má dnes on-line přístup k cenám, které jsou v pravidelných intervalech porovnávané s ostatními cenami na trhu díky elektronickým aukcím. Skoro dvě stě organizací využívá jednotný nákupní portál, přes který nákupčí nejen objednávají, ale mají zajištěny i podmínky závozu zboží, evidovány případné reklamace apod. Statutární město Ostrava je zatím stále jediná instituce veřejné správy, která je ve snižování nákladů a nastavování jednotných procesů pro své organizace tak daleko,“ uvedl Vítězslav Grygar.

Národní elektronický nástroj pro zadávání veřejných zakázek stál 230 milionů korun a jeho spuštění do ostrého provozu se zpozdilo o dva a půl roku. Kdyby tak například statutární město Ostrava čekalo na spuštění NENu, nebo byť jen pozastavilo svůj vlastní systém s ohledem na NEN, přišlo by o stamiliony korun.

„Žádné nástroje, ať už sebelépe vymyšlené, Vám nezajistí to zásadní. A to je řízení změn. Implementace systému sdružených nákupů byla zpočátku náročná právě proto, že jsme museli nastavovat nová pravidla, vysvětlovat princip aukcí, motivovat pozitivními zprávami uživatele i ředitele organizací, že tento systém má smysl. Komunikovali jsme úspěchy celého projektu a pomáhali individuálním přístupem odbourat obavy z dalšího a pro mnohé zcela inovativního přístupu k nákupům. I když systém v dlouhodobém měřítku šetří uživatelům čas, museli se nákupčí naučit s nástrojem pracovat, využívat jeho výhody a motivovat k tomu i své podřízené. A to za Vás žádný nástroj neudělá,“ vysvětluje svůj názor na dosavadní neúspěch NENu Vítězslav Grygar.

Přes nezpochybnitelně jednodušší implementační možnosti státního řešení (NEN) v podobě formálního zavedení pravidel a jejich prosazování, je patrné, že komerční řešení společnosti eCENTRE přineslo ekonomický přínos daleko rychleji a efektivněji.