Krajský úřad 4.0: Lidem chceme šetřit čas i peníze

Jestliže jsou procesy automatizace, robotizace a elektronizace běžnou součástí průmyslových odvětví, ani veřejná správa nemůže stát stranou. Říká Tomáš Kotyza, ředitel Krajského úřadu Moravskoslezského kraje, který je mezi tuzemskými institucemi považován za průkopníka a lídra právě v oblasti elektronizace veřejné správy.

Proč je důležité se vůbec zabývat elektronizací veřejné správy?
Naším dlouhodobým cílem je mít Krajský úřad 4.0, což je stejně jako v průmyslu o automatizaci, elektronizaci či robotizaci. Veřejná správa zkrátka nemůže být výjimkou. Vždyť i občané, kteří s námi komunikují, dneska očekávají, že na úřad prakticky nemusejí chodit. Některé záležitosti, které potřebují řešit, vyřídí poloautomaticky. Když mají elektronickou identitu, zbaví se zátěže v podobě písemného vyplňování dokumentů a podobně. Tomuto trendu se snažíme jít neustále naproti. Celý letošní rok například umožňujeme podávat elektronicky žádosti o dotace. A to pomocí formulářových systémů, které uživatele intuitivně vedou k tomu, aby žádost splňovala veškeré náležitosti.V příštím roce chceme pro změnu dosáhnout toho, aby bylo možné elektronicky učinit veškerá podání na Krajský úřad.

Elektronické nástroje jsou obecně hodnoceny jako transparentní řešení, které přinese úspory času, práce i financí. Vnímáte to také tak?
Tady neřeknu nic nového. Obecně je platné všechno, co jste uvedl. Pro nás je důležité, že máme motto chytrého úřadu, což mimo jiné znamená, že chceme lidem i firmám šetřit čas a peníze. K tomu mohu dodat konkrétní příklad. Když jsme v roce 2010 poprvé vyhlásili kotlíkové dotace, stálo nám v únoru před úřadem sto lidí ve frontě. Mrzli venku, aby se na ně dostalo. Teď po osmi letech je úřad úplně jiný. Formulář si vypíšete doma a odešlete jej ve stanovený čas. Je to bez problémů.

To jsou příklady elektronizace, která je vidět navenek. Daří se vám měnit také interní procesy?
Ano, další příklad může být o tom, že jsme o třetinu snížili spotřebu kancelářského papíru. Opravdu se snažíme v obou rovinách, tedy jak v komunikaci občanů směrem k nám, tak v interních procesech, jako je třeba oběh písemností. Snažíme se, aby oběh byl úplně bezpapírový. Ostatně, mít úřad bez papíru, to je i jeden z mých osobních cílů. Zatím je to tak, že zhruba tři čtvrtiny podání, která k nám směřují, mají elektronickou formu. Rád bych, aby v dohledné době byla i poslední čtvrtina digitalizována a aby úřadem procházely jenom elektronické dokumenty.

Důsledkem toho všeho může být vznik nových pracovních míst a zánik těch méně potřebných. Dojde i k tomu, že se úředníci budou moci více věnovat občanům než dokumentům?
To už by opravdu byl úřad 4.0. My v tuto chvíli realizujeme projekt „virtualizace“ pracovních pozic. Díky elektronickému oběhu dokumentů umíme na zpracování některých rutinních úkonů nasadit robota. To je něco, co v rámci Česka nikde jinde ve veřejné správě není. Pokud bude náš projekt úspěšný, budeme první úřad 4.0, který může deklarovat, že digitalizací některých procesů ušetří určité penzum pracovních míst i financí.

Díky těmto projektům ukazujete směr a sbíráte odborná ocenění. Je náš kraj skutečně hodnocen jako průkopník s dobrou praxí?
Myslím si, že jsme takto vnímaní. Poslední ocenění, které jsme dostali zhruba před měsícem, je Národní cena kvality v kategorii Excellence. Jedná se o soutěž, která je primárně zaměřena na obchodní společnosti, a my jsme v ní byli hodnoceni za kvalitu řízení. Jako veřejná správa jsme dokázali uspět, což svědčí o tom, že náš důraz na procesní řízení je správný. Mluvím o tom proto, že správně nastavené procesní řízení je první předpoklad pro elektronizaci procesů. Kromě ocenění za způsob řízení organizace jsme v posledních letech oceňováni také v soutěži časopisu eGovernment. Letos to bylo za elektronizaci podpůrných procesů pro řízení korporace. Neboli za to, že přistupujeme ke všem našim 230 příspěvkovým organizacím jako ke korporaci, kde se snažíme veškeré podpůrné procesy řídit tak, abychom snižovali provozní náklady. To je další úroveň, na které se mohou uplatnit elektronické nástroje, ať už v oblasti komunikace, nákupu či controllingu.

Můžete opět uvést nějaký příklad?
Snižovat náklady a dosahovat úspor můžeme stejně jako každá obchodní korporace díky velkému objemu. Jako příklad mohu uvést, že máme unikátní nákupní portál, kde však realizujeme i maloobchodní nákupy. Děláme samozřejmě sdílené nákupy typu nákupů energií či softwaru pro celou korporaci. Naše úroveň korporátních služeb je veřejné správě unikátní i proto, že máme jednotný email či elektronickou identitu pro všech 17 tisíc zaměstnanců, kteří patří do naší krajské korporace. Postupně také zavádíme jednotný mzdový a personální systém. To vše jsou procesy, které nám ušetří prokazatelně kolem 100 milionů ročně jenom na provozních výdajích korporace.

Bavíme se o pokročilé elektronizaci a korporátním přístupu. To asi není ve veřejné správě běžná norma?
Když začnu elektronizací, je to trend, kterému osvícená veřejná správa musí jít naproti, i když to zatím není úplně standard. Důležité je, že celé vedení našeho kraje výrazně podporuje myšlenku Chytrého regionu. Jako úřad pak můžeme řadu nápadů realizovat formou pilotních projektů. Tak je třeba to vnímat. Pokud by v oblasti elektronizace byla řešení již známá a snadno aplikovatelná, mohli bychom je nakoupit a měli hotovo. Jenže není kde. Totéž platí pro korporátní přístup ve veřejné správě.

Kam až byste se chtěli v rámci elektronizace veřejné správy dostat?
To se nedá s určitostí říct, protože prostředí a technologie kolem nás se rychle vyvíjí a významně se mění i požadavky na veřejnou správu. Jako ambiciózní a prozatím vzdálený cíl mohu zmínit třeba jednotný ekonomický systém, kterým bychom obsluhovali celou korporaci. Z dalších projektů je to budování portálu občana kraje, který by umožnil co nejširší skupině lidí s námi efektivně komunikovat. Opět to je v duchu myšlenky Chytrého regionu s užitečnými aplikacemi, kde budou jízdní řády, dopravní uzávěry či katalog služeb, které poskytujeme. Kromě toho již v rámci krajských nemocnic dokončujeme projekt „eHealth“, který umožní elektronické sdílení zdravotních dokumentů tak, aby byly dostupné například posádce v záchrance, která veze člověka. Je to řešení, které může významně usnadnit záchranu lidského života.

Vidím, že byste na závěr rád ještě něco dodal…
Ano. Chci říct, že naše cesta může být úspěšná jedině tehdy, když lidé táhnou za jeden provaz. Jsem rád, že společně směřujeme k jednomu cíli, což je Chytrý region. Klíčové je společné myšlení a schopnost se domluvit, což se nám daří. Nakonec i lidsky jsme tady výborná parta mezi úředníky a politiky. Cítíme, že náš tým šlape a že i navenek je to znát.